Communication électronique
Conditions générales de la communication électronique avec l'administration municipale de Kevelaer
Dans la vie quotidienne des entreprises, l'utilisation de messages électroniques est de plus en plus courante. Cette forme de communication électronique permet à l'expéditeur et au destinataire de gagner du temps. L'administration municipale de Kevelaer offre la possibilité de communiquer électroniquement par e-mail et De-Mail ainsi que par des procédures et des formulaires en ligne.
Pour une communication électronique avec la ville de pèlerinage de Kevelaer, les possibilités suivantes existent :
- Utilisation des adresses e-mail et De-Mail actuellement publiées sur www.kevelaer.de,
- Utiliser toutes les adresses e-mail et De-Mail indiquées dans les en-têtes de lettres de la ville pour répondre à la lettre en question,
- utilisation des procédures et formulaires en ligne proposés sur www.kevelaer.de, dans la mesure où ils envoient ces données à l'administration municipale.
Sécurité du courrier électronique
Les e-mails non cryptés peuvent être interceptés et lus ou modifiés par des tiers au cours de leur trajet sur Internet.
Les données confidentielles ne devraient donc jamais être envoyées par e-mail non crypté !
Les e-mails cryptés peuvent être adressés à l'administration municipale via l'adresse centrale vps@kevelaer.de. Vous pouvez télécharger le certificat public (S/MIME) nécessaire au cryptage dans la zone de téléchargement. Vous trouverez des informations sur le cryptage des e-mails ou sur l'intégration et l'utilisation des certificats S/MIME dans le manuel d'utilisation de votre programme de messagerie.
Sécurité De-Mail
Les courriers électroniques sont cryptés lors de leur transmission et sont ainsi suffisamment protégés contre la lecture non autorisée et la manipulation. C'est pourquoi l'administration municipale ne propose pas de méthode de cryptage supplémentaire pour le De-Mail. La transmission de documents électroniques est possible aussi bien pour des processus informels que pour des processus nécessitant une forme particulière.
Opérations sans formalités
Les dossiers qui ne nécessitent pas de signature manuscrite dans la correspondance peuvent être soumis par tous les moyens d'accès mentionnés ci-dessus.
Opérations liées à la forme
Les actes qui, dans la correspondance, requièrent une signature manuscrite peuvent, sauf disposition légale contraire, être présentés en la forme écrite en
- soit être accompagné d'une signature électronique qualifiée au sens de l'article 3 , point 12, du règlement(UE) n° 910/2014 (eIDAS VO) sous forme de fichier PDF et être envoyé par courrier électronique ou par courrier électronique de type "de-mail", ou
- en les envoyant par courrier électronique avec l'option d'envoi prévue à l'article 5 , paragraphe 5, de la De-Mail-G(courrier électronique confirmé par l'expéditeur).
Si les documents transmis ne peuvent pas être traités par l'administration municipale, vous en serez informé. Dans ce cas, les délais juridiques ne sont pas engagés ni respectés.
E-mails juridiquement contraignants
Ouverture d'accès pour la communication juridiquement contraignante avec la ville de pèlerinage de Kevelaer
L'administration municipale de Kevelaer ouvre l'accès électronique (la transmission de documents électroniques) à la ville de pèlerinage de Kevelaer pour une communication électronique juridiquement contraignante entre les citoyens, les personnes morales de droit privé et public et l'administration municipale au sens du § 3 a VwVfG NRW aux conditions suivantes :
Les dispositions de laloi sur la procédure administrative(VwVfG) dans sa version en vigueur s'appliquent à la valeur juridique dans le cadre de la transmission d'informations sous forme électronique à la ville de pèlerinage de Kevelaer.
Jusqu'à présent, lorsque la loi exigeait qu'un document soit écrit en main propre, il fallait le signer personnellement et l'apporter ou l'envoyer à la mairie pour qu'il soit juridiquement contraignant. Désormais, il est possible d'envoyer des e-mails juridiquement contraignants par l'intermédiaire de l'adresse e-mail centrale.
peuvent être envoyés à la ville de pèlerinage. Cela permet d'éviter des déplacements à la mairie.
La transmission de De-Mails à la ville de pèlerinage de Kevelaer est possible, aussi bien pour la correspondance informelle que pour la correspondance formelle, via l'adresse De-Mail suivante :
Si vous nous envoyez un De-Mail, nous partons du principe que vous souhaitez également une réponse par De-Mail pour cette affaire.
Les documents et les messages qui ne sont pas transmis à la ville de pèlerinage de Kevelaer via l'accès électronique décrit dans le cadre du bureau de poste virtuel ne remplissent pas les exigences d'une communication électronique juridiquement contraignante et ne remplacent donc pas la signature manuscrite. Des exemples de transmissions insuffisantes à cet égard sont par exemple les signatures scannées.
Le respect et l'observation du règlement général sur la protection des données(RGPD) et de la loi sur la protection des données de Rhénanie-du-Nord-Westphalie dans leur version en vigueur sont supposés.
Champ d'application
Les conditions générales pour la communication électronique juridiquement contraignante s'appliquent exclusivement à la prise de contact avec la ville de pèlerinage de Kevelaer et non à la communication avec les entreprises propres de la ville, comme par exemple les services municipaux. Il est donc expressément indiqué que l'accès électronique pour les services municipaux de Kevelaer n'est actuellement pas encore ouvert.
La remise d'offres électroniques dans le cadre d'appels d'offres de la ville de pèlerinage de Kevelaer est également exclue de ces conditions générales. Il existe à cet égard des procédures et des réglementations spécifiques.
Autres informations sur la communication électronique
Si vous envoyez des e-mails ou des e-mails avec des fichiers joints à la ville de pèlerinage de Kevelaer, veuillez noter que, pour des raisons de sécurité, la ville de pèlerinage de Kevelaer ne peut pas recevoir de fichiers avec des contenus exécutables. Ainsi, les fichiers joints au format Word ou Excel sont automatiquement supprimés d'un message. L'expéditeur et le destinataire du message sont informés de la suppression d'une pièce jointe.
Envoyez vos documents de préférence sous forme de fichier PDF.
Les formats de fichiers suivants peuvent actuellement être envoyés :
- Adobe Acrobat version 6 ou supérieure (version PDF 1.5) (.pdf)
- Joint Picture Export Group (.jpg ou .jpeg)
- Graphics Interchange Format (.gif)
- Graphiques réseau portables (.png)
- Windows Bitmap (.bmp)
- Fichiers image tagués (.tif)
- format texte(.txt)
- Documents de texte, de tableur et de présentation OpenOffice, à condition qu'ils ne contiennent pas de macros ou d'objets incorporés (OLE) (*.odt, *.ods, *odp)
Taille du courrier / volume de données
La taille totale des e-mails envoyés à l'administration municipale, y compris toutes les pièces jointes, est limitée à 35 Mo. Les e-mails plus volumineux ne seront pas acceptés.
Veuillez noter que les pièces jointes au format binaire peuvent être plus volumineuses lors de l'envoi par e-mail, car elles sont converties en texte ASCII pour l'envoi par e-mail.
La taille totale des de-mails est limitée à 10 Mo en raison du système.
Virus & SPAM
Les e-mails qui contiennent des fichiers joints considérés comme infectés par l'antivirus ou qui ne peuvent pas être vérifiés par l'antivirus sont supprimés sans être lus. Vous ne recevez aucune information à ce sujet.
Les e-mails envoyés via des serveurs de messagerie qui génèrent également beaucoup de publicité non sollicitée (SPAM) ne sont pas acceptés. Vous recevrez un message à ce sujet. Dans ce cas, veuillez vous adresser à votre fournisseur de services de messagerie.
Sécurité des procédures et des formulaires en ligne
L'échange de données par le biais de procédures et de formulaires en ligne proposés sur www.kevelaer.de est en principe crypté (HTTPS/SSL) et est ainsi protégé contre la lecture et la manipulation.
Des questions ou des problèmes d'utilisation ?
Si vous avez des questions concernant le cryptage et la signature électronique, veuillez vous adresser à l'administration municipale de Kevelaer, département "Services centraux - Techniques d'information".