Komunikacja elektroniczna
Ogólne warunki komunikacji elektronicznej z administracją gminy Kevelaer
Wiadomości elektroniczne są coraz częściej wykorzystywane w codziennym życiu biznesowym. Ta forma komunikacji elektronicznej oszczędza czas zarówno nadawcy, jak i odbiorcy. Rada Miasta Kevelaer oferuje możliwość komunikacji elektronicznej za pośrednictwem poczty elektronicznej i usługi De-Mail, a także procedur online i formularzy online.
Dostępne są następujące opcje komunikacji elektronicznej z miastem pielgrzymkowym Kevelaer:
- Korzystanie z adresów e-mail i De-Mail opublikowanych obecnie na stronie www.kevelaer.de,
- Wykorzystanie wszystkich adresów e-mail i adresów De-Mail określonych w miejskich nagłówkach listów do odpowiedzi na odpowiednie pismo,
- Korzystanie z procedur i formularzy online oferowanych na stronie www.kevelaer.de, pod warunkiem przesłania tych danych do administracji miasta.
Bezpieczeństwo poczty e-mail
Niezaszyfrowane wiadomości e-mail mogą zostać przechwycone i odczytane lub zmodyfikowane przez osoby trzecie w drodze przez Internet.
Dlatego poufne dane nigdy nie powinny być wysyłane niezaszyfrowaną pocztą elektroniczną!
Zaszyfrowane wiadomości e-mail można wysyłać do administracji miasta za pośrednictwem centralnego adresu vps@kevelaer.de. Certyfikat publiczny (S/MIME) wymagany do szyfrowania można pobrać w obszarze pobierania. Informacje na temat szyfrowania wiadomości e-mail oraz integracji i korzystania z certyfikatów S/MIME można znaleźć w instrukcji obsługi programu pocztowego.
Zabezpieczenia De-Mail
Wiadomości De-Mail są szyfrowane podczas transmisji i dlatego są wystarczająco chronione przed nieautoryzowanym odczytem i manipulacją. Z tego powodu administracja miasta nie oferuje dodatkowej metody szyfrowania dla De-Mail. Przesyłanie dokumentów elektronicznych jest możliwe zarówno w przypadku procesów nieformalnych, jak i formalnych.
Procesy nieformalne
Procesy, które nie wymagają odręcznego podpisu w korespondencji, mogą być składane za pośrednictwem wszystkich wyżej wymienionych punktów dostępu.
Procesy związane z kształtem
Transakcje wymagające własnoręcznego podpisu w korespondencji, o ile przepisy prawa nie stanowią inaczej, mogą być składane w formie pisemnej przez
- jako plik PDF opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym zgodnie z art. 3 nr 12 rozporządzenia(UE) nr 910/2014 ( rozporządzenie eIDAS) i wysłany pocztą elektroniczną lub pocztą tradycyjną, lub
- wysyłając je za pośrednictwem usługi De-Mail z opcją wysyłania zgodnie z sekcją 5 ( 5) De-Mail-G(usługa De-Mail z potwierdzeniem nadawcy).
Jeśli złożone dokumenty nie mogą zostać przetworzone przez administrację miasta, zostaniesz o tym poinformowany. W takim przypadku terminy ustawowe nie zostaną uruchomione ani dotrzymane.
Prawnie wiążące wiadomości e-mail
Otwarcie dostępu do prawnie wiążącej komunikacji z miastem pielgrzymkowym Kevelaer
Administracja miasta Kevelaer otwiera dostęp elektroniczny (przesyłanie dokumentów elektronicznych) do miasta pielgrzymkowego Kevelaer w celu prawnie wiążącej komunikacji elektronicznej między obywatelami, osobami prawnymi prawa prywatnego i publicznego oraz administracją miasta w rozumieniu § 3 a VwVfG NRW na następujących warunkach:
Prawnie wiążący charakter przekazywania informacji w formie elektronicznej do miasta pielgrzymkowego Kevelaer regulują przepisy ustawy o postępowaniu administracyjnym(VwVfG) z późniejszymi zmianami.
Jeśli prawo wymaga formy pisemnej, korespondencja ta musiała być wcześniej podpisana osobiście, a następnie przyniesiona lub wysłana do ratusza, aby proces był prawnie wiążący. Od teraz jednak możliwe jest również wysyłanie prawnie wiążących wiadomości e-mail za pośrednictwem centralnego adresu e-mail
można wysłać do miasta pielgrzymkowego. Oszczędza to podróżowania do ratusza.
Przesyłanie wiadomości e-mail do miasta pielgrzymkowego Kevelaer jest możliwe zarówno w przypadku nieformalnej, jak i formalnej korespondencji za pośrednictwem następującego adresu e-mail:
Jeśli wyślesz do nas wiadomość De-Mail, założymy, że chcesz również otrzymać odpowiedź De-Mail w tej sprawie.
Dokumenty i wiadomości, które nie są wysyłane do miasta pielgrzymkowego Kevelaer za pośrednictwem dostępu elektronicznego opisanego w wirtualnym pokoju pocztowym, nie spełniają wymogów prawnie wiążącej komunikacji elektronicznej, a zatem nie zastępują odręcznego podpisu. Przykładem niewystarczającej transmisji w tym zakresie są np . zeskanowane podpisy.
Zakłada się zgodność i przestrzeganie ogólnego rozporządzenia o ochronie danych(RODO) oraz ustawy o ochronie danych Nadrenii Północnej-Westfalii, z późniejszymi zmianami.
Zakres zastosowania
Ramowe warunki prawnie wiążącej komunikacji elektronicznej mają zastosowanie wyłącznie do kontaktów z miastem pielgrzymkowym Kevelaer, a nie do komunikacji z przedsiębiorstwami komunalnymi, takimi jak zakłady komunalne. W związku z tym wyraźnie wskazuje się, że dostęp elektroniczny nie został jeszcze otwarty dla Stadtwerke Kevelaer.
Składanie ofert elektronicznych w odpowiedzi na zaproszenia do składania ofert ogłoszone przez miasto pielgrzymkowe Kevelaer jest również wyłączone z warunków ramowych. Istnieją w tym zakresie odrębne procedury i przepisy.
Więcej informacji na temat komunikacji elektronicznej
W przypadku wysyłania do miasta pielgrzymkowego Kevelaer wiadomości e-mail lub wiadomości e-mail z załącznikami w postaci plików należy pamiętać, że ze względów bezpieczeństwa miasto pielgrzymkowe Kevelaer nie może otrzymywać plików z zawartością wykonywalną. Na przykład załączniki w formacie Word lub Excel są automatycznie usuwane z wiadomości. Nadawca i odbiorca wiadomości zostaną poinformowani o usunięciu załącznika.
Dokumenty najlepiej wysyłać w formacie PDF.
Obecnie dostępne są następujące formaty plików:
- Adobe Acrobat w wersji 6 lub nowszej (PDF w wersji 1.5) (.pdf)
- Grupa eksportu wspólnych obrazów (.jpg lub .jpeg)
- Format wymiany grafiki (.gif)
- Przenośna grafika sieciowa (.png)
- Mapa bitowa Windows (.bmp)
- Pliki obrazów ze znacznikami (.tif)
- Format tekstowy(.txt)
- Dokumenty tekstowe, arkusze kalkulacyjne i prezentacje OpenOffice, o ile nie zawierają makr lub obiektów osadzonych (OLE) (*.odt, *.ods, *odp).
Rozmiar poczty / ilość danych
Całkowity rozmiar wiadomości e-mail do administracji miasta, w tym wszystkich załączników, jest ograniczony do 35 MB. Większe wiadomości e-mail nie będą akceptowane.
Należy pamiętać, że załączniki w formacie binarnym mogą stać się większe po wysłaniu pocztą e-mail, ponieważ są konwertowane na tekst ASCII w celu wysłania pocztą e-mail.
Całkowity rozmiar wiadomości e-mail jest ograniczony do 10 MB ze względu na system.
Wirusy i spam
Wiadomości e-mail zawierające załączniki plików, które zostały sklasyfikowane jako zainfekowane przez program antywirusowy lub które nie mogą zostać sprawdzone przez program antywirusowy, będą usuwane nieprzeczytane. Użytkownik nie otrzyma żadnej informacji na ten temat.
Wiadomości e-mail wysyłane za pośrednictwem serwerów pocztowych, które wysyłają również wiele niechcianych reklam (SPAM), nie będą akceptowane. Otrzymasz wiadomość na ten temat. W takich przypadkach należy skontaktować się z dostawcą usług poczty e-mail.
Bezpieczeństwo procedur i formularzy online
Wymiana danych za pośrednictwem procedur i formularzy online oferowanych na stronie www.kevelaer.de jest zawsze szyfrowana (HTTPS/SSL) i w ten sposób chroniona przed przechwyceniem i manipulacją.
Pytania lub problemy podczas użytkowania?
W przypadku pytań dotyczących szyfrowania i podpisów elektronicznych prosimy o kontakt z administracją miejską Kevelaer, dział "Usługi centralne - technologia informacyjna".