Informacje o ochronie danych finanse
Ogólne informacje na temat wdrożenia przepisów o ochronie danych osobowych zawartych w art. 12-14 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych w dziale finansowym miasta pielgrzymkowego Kevelaer
Przedmowa
Kontaktujesz się z Wydziałem Finansowym, ponieważ na przykład posiadasz nieruchomość, musisz zapłacić za korzystanie z obiektu komunalnego, oczekujesz płatności od miasta pielgrzymkowego Kevelaer, musisz zapłacić mandat za parkowanie, trzymasz psa lub, jako przedsiębiorca, musisz składać zeznania podatkowe i płacić podatki lub możesz ubiegać się o zwrot. W każdym przypadku musimy gromadzić i przetwarzać dane "osobowe".
Poniższe informacje dotyczą gromadzenia i przetwarzania tych danych.
Oprócz ogólnych przepisów o ochronie danych (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, ustawa o ochronie danych NRW), kodeks podatkowy ma również bezpośrednie lub pośrednie zastosowanie do przetwarzania danych do celów podatkowych.
Jeśli dział finansowy przetwarza dane osobowe, oznacza to, że na przykład gromadzi, przechowuje, wykorzystuje, przekazuje lub usuwa te dane.
Poniżej informujemy o tym, jakie dane osobowe gromadzimy, od kogo je gromadzimy i co robimy z tymi danymi. Informujemy również o przysługujących użytkownikowi prawach w zakresie ochrony danych oraz o tym, z kim może się skontaktować w tym zakresie.
Spis treści
1 Kim jesteśmy?
2 Kim są osoby kontaktowe?
3. w jakim celu przetwarzamy dane osobowe użytkownika?
4 Jakie dane osobowe przetwarzamy?
5 Jak przetwarzamy te dane?
6 W jakich okolicznościach możemy przekazać dane użytkownika stronom trzecim?
7 Jak długo przechowujemy dane użytkownika?
8. Jakie masz prawa (prawo do informacji, prawo do sprzeciwu itp.)?
1 Kim jesteśmy?
"My", tj. Wydział Finansowy miasta pielgrzymkowego Kevelaer, jesteśmy odpowiedzialni za przetwarzanie danych osobowych do celów podatkowych, o ile dotyczy to sprawdzania, pobierania i ustalania podatku handlowego lub podatku od nieruchomości, w tym opłat za korzystanie z nieruchomości, podatku od rozrywki i podatku od psów. Wydział Finansowy miasta pielgrzymkowego Kevelaer przetwarza również dane osobowe do celów zarządzania dochodami, egzekwowania roszczeń i zarządzania wydatkami.
2 Kim są osoby kontaktowe?
Osobą odpowiedzialną w rozumieniu ogólnego rozporządzenia o ochronie danych jest burmistrz miasta pielgrzymkowego Kevelaer, dr Dominik Pichler, Peter-Plümpe-Platz 12, 47623 Kevelaer, numer telefonu: (02832) 122 - 206, e-mail: dominik.pichler@kevelaer.de.
Podstawa prawna i wymagania są sprawdzane i monitorowane przez inspektora ochrony danych miasta pielgrzymkowego Kevelaer, panią Ninę Neunheuser. Z inspektorem ochrony danych można skontaktować się pod numerem telefonu (02832) 122 - 204 oraz adresem e-mail: datenschutzbeauftragte@kevelaer.de.
3. w jakim celu przetwarzamy dane osobowe użytkownika?
3.1 Zarządzanie przychodami, egzekwowanie roszczeń, zarządzanie wydatkami
Dział finansowy zajmuje się księgowością finansową miasta pielgrzymkowego Kevelaer zgodnie z § 93 kodeksu miejskiego NRW.
Zarządzanie i monitorowanie muszą być zgodne z wymogami rozporządzenia budżetowego NRW. Zgodnie z § 23 ust. 1 rozporządzenia budżetowego NRW należy podjąć odpowiednie środki w celu zapewnienia, że roszczenia gminy są rejestrowane w całości, dochodzone i ściągane w odpowiednim czasie oraz że zobowiązania gminy są wypełniane tylko wtedy, gdy stają się wymagalne. Zgodnie z § 2 ust. 1 nr 2 ustawy o egzekucji administracyjnej NRW organ egzekucyjny dla miasta pielgrzymkowego Kevelaer znajduje się w kasie miejskiej miasta pielgrzymkowego Kevelaer.
Otrzymujemy dane osobowe od urzędów miasta pielgrzymkowego Kevelaer, które nawiązały z Tobą kontakt w celu ustalenia roszczeń, np. składek rodzicielskich za uczęszczanie dziecka do przedszkola, powiadomienia o grzywnach, powiadomienia o świadczeniach socjalnych, umowy na dostawy i usługi dla miasta pielgrzymkowego Kevelaer. Dział finansowy otrzymuje jednak wyłącznie informacje i dane osobowe wymagane do księgowania i przetwarzania płatności.
Otrzymujemy również informacje od użytkownika, np . zgodę na polecenie zapłaty za pośrednictwem upoważnienia SEPA.
3.2 Cele podatkowe
W celu realizacji naszego zadania polegającego na naliczaniu i pobieraniu podatków i ceł zgodnie z przepisami niemieckiego kodeksu podatkowego i prawa podatkowego, potrzebujemy danych osobowych (§ 85 niemieckiego kodeksu podatkowego).
Dane osobowe użytkownika będą przetwarzane wyłącznie w ramach postępowania podatkowego, dla którego zostały zgromadzone (§ 29b niemieckiego kodeksu podatkowego). Tylko w przypadkach wyraźnie dozwolonych przez prawo możemy również przetwarzać zebrane dane osobowe w celu przeprowadzenia postępowania podatkowego dla innych celów podatkowych lub niepodatkowych (dalsze przetwarzanie zgodnie z § 29c (1) niemieckiego kodeksu podatkowego).
4 Jakie dane osobowe przetwarzamy?
Przetwarzamy w szczególności następujące dane osobowe:
- Dane identyfikacyjne i kontaktowe, np . imię i nazwisko, adres, numer identyfikacji podatkowej, adres e-mail, numer telefonu.
- Dane dotyczące własności i dzierżawy, np . liczba psów, organizowane wydarzenia, własność gruntów i przedsiębiorstw handlowych.
Informacje wymagane do naliczania i pobierania podatków, np.
- szacowane wartości jednostkowe i kwoty podatku od nieruchomości, wydatki i dochody, kwoty podatku handlowego, przychody z gier
- Informacje o złożonych zeznaniach podatkowych i wnioskach oraz środkach odwoławczych.
Dane osobowe użytkowników gromadzimy przede wszystkim od nich samych, np. za pośrednictwem deklaracji podatkowych, powiadomień i wniosków. Ponadto zbieramy dane osobowe od osób trzecich, jeśli są one prawnie zobowiązane do powiadomienia nas o tym.
Przykłady:
Otrzymujemy zmierzone kwoty podatku od nieruchomości i handlu z urzędów skarbowych, dane dotyczące rejestracji działalności gospodarczej z Departamentu Bezpieczeństwa i Porządku oraz dane z rejestru mieszkańców z Urzędu Obywatelskiego.
Jeśli nie jesteśmy w stanie wyjaśnić kwestii podatkowej z pomocą użytkownika, możemy również gromadzić dane osobowe dotyczące użytkownika, zwracając się z zapytaniami do stron trzecich( np. z prośbą o informacje od właściciela nieruchomości). Możemy również przetwarzać publicznie dostępne informacje( np. z gazet, rejestrów publicznych lub ogłoszeń publicznych).
5 Jak przetwarzamy te dane?
Twoje dane osobowe są przechowywane w procesie księgowym i podatkowym. Są one przetwarzane automatycznie w celach księgowych lub w celu naliczenia i pobrania podatku. Stosujemy techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa w celu ochrony danych osobowych przed przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą lub zmianą oraz przed nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem. Nasze standardy bezpieczeństwa są zawsze zgodne z najnowszymi osiągnięciami technologicznymi.
Jako organ egzekucyjny pracujemy w oparciu o akta papierowe, które są przechowywane wyłącznie w celu odzyskania należności.
6 W jakich okolicznościach możemy przekazać dane użytkownika stronom trzecim?
Możemy przekazać wszystkie dane osobowe, które stały się nam znane, innym osobom lub organom( np. sądom administracyjnym, innym wydziałom administracji miasta lub innym organom) tylko wtedy, gdy użytkownik wyraził na to zgodę lub gdy przekazanie jest dozwolone przez prawo.
7 Jak długo przechowujemy dane użytkownika?
7.1 Zarządzanie przychodami, egzekwowanie roszczeń, zarządzanie wydatkami
Księgi kasowe muszą być przechowywane przez dziesięć lat, pokwitowania - z wyjątkiem pokwitowań o specjalnych okresach przechowywania - oraz inne dokumenty muszą być przechowywane przez sześć lat. Okresy te rozpoczynają się 1 stycznia roku obrotowego następującego po uchwale rady w sprawie przyjęcia rocznego sprawozdania finansowego (art. 58 rozporządzenia budżetowego NRW).
7.2 Cele podatkowe
Musimy przechowywać dane osobowe tak długo, jak jest to wymagane w procedurze podatkowej. Wynika to z okresów przedawnienia podatkowego (§§ 169 do 171 niemieckiego kodeksu podatkowego i §§ 228 do 232 niemieckiego kodeksu podatkowego).
Możemy również przechowywać dane osobowe dotyczące użytkownika w celu przetwarzania ich na potrzeby przyszłych procedur podatkowych (§ 88a niemieckiego kodeksu podatkowego).
8. Jakie masz prawa (prawo do informacji, prawo do sprzeciwu itp.)?
Użytkownik ma różne prawa wynikające z ogólnego rozporządzenia o ochronie danych. Szczegółowe informacje można znaleźć w szczególności w art. 15-18 i 21 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych:
Þ Prawo do informacji
Użytkownik może zażądać informacji na temat przetwarzanych przez nas jego danych osobowych. We wniosku o udzielenie informacji należy sprecyzować swoje żądanie, aby ułatwić nam zebranie niezbędnych danych. Żądanie powinno zatem zawierać szczegółowe informacje na temat konkretnego postępowania administracyjnego( np. rodzaj podatku i rok) oraz etapu postępowania( np. ustalenie odpowiedzialności lub postępowanie w sprawie grzywny).
Þ Prawo do sprostowania
Jeśli informacje dotyczące użytkownika nie są (lub przestały być) prawidłowe, użytkownik może zażądać ich poprawienia. Jeśli dane użytkownika są niekompletne, użytkownik może zażądać ich uzupełnienia.
Þ Prawo do anulowania
Użytkownik może zażądać usunięcia swoich danych osobowych. Prawo użytkownika do usunięcia danych zależy między innymi od tego, czy dane dotyczące użytkownika są nam nadal potrzebne do wypełniania naszych obowiązków ustawowych (zob. sekcja 7).
Þ Prawo do ograniczenia przetwarzania
Użytkownik ma prawo zażądać ograniczenia przetwarzania dotyczących go danych. Ograniczenie nie uniemożliwia przetwarzania danych, jeżeli przetwarzanie danych leży w ważnym interesie publicznym( np. zgodne z prawem i jednolite opodatkowanie).
Þ Prawo do sprzeciwu
Użytkownik ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw, z przyczyn związanych z jego szczególną sytuacją, wobec przetwarzania dotyczących go danych. Nie możemy jednak zastosować się do tego prawa, jeśli istnieje nadrzędny interes publiczny w przetwarzaniu danych lub jeśli przepis prawny zobowiązuje nas do przetwarzania danych( np. wdrożenie procedury podatkowej).
Þ Prawo do złożenia skargi
Jeśli uważasz, że nie spełniliśmy lub nie w pełni spełniliśmy Twoje żądanie, możesz złożyć skargę do właściwego organu nadzorczego ds. ochrony danych. Organem nadzorującym ochronę danych dla miasta pielgrzymkowego Kevelaer jest Krajowy Komisarz ds. Ochrony Danych i Wolności Informacji Nadrenii Północnej-Westfalii, P.O. Box 20 04 44, 40102 Düsseldorf, Tel. (0 2 11) 38 42 4-0, Fax. (0 2 11) 38 42 4-10 lub e-mail: poststelle@ldi.nrw.de.
Jeśli skarga dotyczy poboru podatku od nieruchomości lub podatku handlowego, właściwym organem nadzorczym w zakresie ochrony danych jest Federalny Komisarz ds. Ochrony Danych i Wolności Informacji (bfdi). Można się z nim skontaktować pod następującym adresem pocztowym: Husarenstraße 30, 53117 Bonn; telefonicznie (0 22 8) 99 77 99-0 (centrala) oraz pocztą elektroniczną: poststelle@ldi.nrw.de.
Ogólne informacje na temat tych praw
W niektórych przypadkach nie możemy lub możemy nie spełnić żądania użytkownika( np. sekcje 32c do 32f niemieckiego kodeksu podatkowego). Jeśli jest to dozwolone przez prawo, zawsze poinformujemy użytkownika o przyczynie odmowy w takim przypadku.
Zasadniczo jednak odpowiemy w ciągu miesiąca od otrzymania wniosku. Jeśli będziemy potrzebować więcej niż miesiąc na ostateczne wyjaśnienie, otrzymasz wiadomość tymczasową.