Datenschutzinformation Finanzen
Allgemeine Informationen zur Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorgaben der Artikel 12 bis 14 der Datenschutz-Grundverordnung im Fachbereich Finanzen der Wallfahrtsstadt Kevelaer
Vorwort
Sie treten mit dem Fachbereich Finanzen in Kontakt, weil Sie z.B. ein Grundstück besitzen, für die Nutzung einer städtischen Einrichtung etwas bezahlen müssen, von der Wallfahrtsstadt Kevelaer eine Zahlung erwarten, ein Knöllchen zahlen müssen, einen Hund halten oder als Unternehmer Steuererklärungen abgeben und Steuern zahlen müssen oder auch Erstattungen beanspruchen können. Hierbei müssen wir jeweils „personenbezogene“ Daten erheben und verarbeiten.
Die nachfolgenden Informationen betreffen die Erhebung und Verarbeitung dieser Daten.
Bei der Datenverarbeitung zu steuerlichen Zwecken ist neben den allgemeinen datenschutzrechtlichen Regelungen (Datenschutz-Grundverordnung, Landesdatenschutzgesetz NRW) außerdem die Abgabenordnung unmittelbar oder mittelbar anzuwenden.
Wenn der Fachbereich Finanzen personenbezogene Daten verarbeitet, bedeutet das, dass er diese Daten z.B. erhebt, speichert, verwendet, übermittelt oder löscht.
Im Folgenden informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir erheben, bei wem wir sie erheben und was wir mit diesen Daten machen. Außerdem informieren wir Sie über Ihre Rechte in Datenschutzfragen und an wen Sie sich diesbezüglich wenden können.
Inhaltsverzeichnis
1. Wer sind wir?
2. Wer sind Ihre Ansprechpartner?
3. Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
4. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?
5. Wie verarbeiten wir diese Daten?
6. Unter welchen Voraussetzungen dürfen wir Ihre Daten an Dritte weitergeben?
7. Wie lange speichern wir Ihre Daten?
8. Welche Rechte (Auskunftsrecht, Widerspruchsrecht usw.) haben Sie?
1. Wer sind wir?
„Wir“, also der Fachbereich Finanzen der Wallfahrtsstadt Kevelaer, sind für die Verarbeitung personenbezogener Daten zu steuerlichen Zwecken verantwortlich, soweit es um die Prüfung, Erhebung und Festsetzung der Gewerbe- oder Grundsteuer einschließlich der grundstücksbezogenen Benutzungsgebühren, der Vergnügungssteuer und der Hundesteuer geht. Der Fachbereich Finanzen der Wallfahrtsstadt Kevelaer verarbeitet ebenfalls personenbezogene Daten für Zwecke der Einnahmeverwaltung, der Vollstreckung von Forderungen und der Ausgabenverwaltung.
2. Wer sind Ihre Ansprechpartner?
Verantwortliche Person im Sinne der Datenschutzgrundverordnung ist der Bürgermeister der Wallfahrtsstadt Kevelaer, Herr Dr. Dominik Pichler, Peter-Plümpe-Platz 12, 47623 Kevelaer, Telefonnummer: (02832) 122 - 206, E-Mail: dominik.pichler@kevelaer.de.
Die rechtlichen Grundlagen bzw. Voraussetzungen werden durch die Datenschutzbeauftragte der Wallfahrtsstadt Kevelaer, Frau Nina Neunheuser geprüft und überwacht. Die Datenschutzbeauftragte ist unter der Telefonnummer (02832) 122 - 204 und der E-Mail-Adresse: datenschutzbeauftragte@kevelaer.de erreichbar.
3. Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
3.1 Verwaltung von Einnahmen, Vollstreckung von Forderungen, Verwaltung von Ausgaben
Der Fachbereich Finanzen erledigt die Finanzbuchhaltung der Wallfahrtsstadt Kevelaer gemäß § 93 der Gemeindeordnung NRW.
Die Bewirtschaftung und Überwachung muss die Vorgaben der Gemeindehaushaltsverordnung NRW beachten. Nach § 23 Absatz 1 der Kommunalhaushaltsverordnung NRW ist durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen, dass Ansprüche der Gemeinde vollständig erfasst, rechtzeitig geltend gemacht und eingezogen und Verpflichtungen der Gemeinde erst bei Fälligkeit erfüllt werden. Aufgrund von § 2 Absatz 1 Nr. 2 Verwaltungsvollstreckungsgesetz NRW ist die Vollstreckungsbehörde für die Wallfahrtsstadt Kevelaer in der Stadtkasse der Wallfahrtsstadt Kevelaer angesiedelt.
Von den Dienststellen der Wallfahrtsstadt Kevelaer, die mit Ihnen in Kontakt getreten sind um Ansprüche festzusetzen, z.B. Elternbeiträge für den Kita-Besuch eines Kindes, Bußgeldbescheid, Bescheid über soziale Leistungen, Vertrag über Lieferungen und Leistungen an die Wallfahrtsstadt Kevelaer, erhalten wir personenbezogene Daten. Der Fachbereich Finanzen bekommt jedoch nur die für die Buchführung und Zahlungsabwicklung erforderlichen Informationen bzw. personenbezogenen Daten.
Von Ihnen selbst bekommen wir ebenfalls Informationen, z.B. die Zustimmung zum Lastschrifteinzug über ein SEPA-Mandat.
3.2 Steuerliche Zwecke
Um unsere Aufgabe zu erfüllen, die Steuern und Abgaben nach den Vorschriften der Abgabenordnung und der Steuergesetze gleichmäßig festzusetzen und zu erheben, benötigen wir personenbezogene Daten (§ 85 der Abgabenordnung).
Ihre personenbezogenen Daten werden nur in dem steuerlichen Verfahren verarbeitet, für das sie erhoben wurden (§ 29b der Abgabenordnung). Nur in den gesetzlich ausdrücklich zugelassenen Fällen dürfen wir die zur Durchführung eines steuerlichen Verfahrens erhobenen personenbezogenen Daten auch für andere steuerliche oder nichtsteuerliche Zwecke verarbeiten (Weiterverarbeitung nach § 29c Absatz 1 der Abgabenordnung).
4. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?
Wir verarbeiten insbesondere folgende personenbezogene Daten:
- Persönliche Identifikations- und Kontaktangaben, z.B. Vor- und Nachname, Adresse, Steuernummer, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
- Daten im Rahmen von Eigentums- und Besitzverhältnissen, z.B. Anzahl der Hunde, durchgeführte Veranstaltungen, Eigentum an Grundstücken und Gewerbebetrieben
Für die Festsetzung und Erhebung der Steuern erforderliche Informationen, z.B.
- festgestellte Einheitswerte und Grundsteuermessbeträge, Aufwendung und Erträge, Gewerbesteuermessbeträge, Spieleinsätze
- Angaben über abgegebene Steuererklärungen und gestellte Anträge sowie Rechtsbehelfe.
Wir erheben Ihre personenbezogenen Daten in erster Linie bei Ihnen selbst, z.B. durch Ihre Steuererklärungen, Mitteilungen und Anträge. Darüber hinaus erheben wir Ihre personenbezogenen Daten bei Dritten, soweit diese gesetzlich zur Mitteilung an uns verpflichtet sind.
Beispiele:
Messbeträge der Grund- und Gewerbesteuer erhalten wir von den Finanzämtern, Daten zur Gewerbeanmeldung von der Abteilung für Sicherheit und Ordnung, Daten aus dem Melderegister vom Bürgerservice.
Können wir einen steuerrelevanten Sachverhalt nicht mit Ihrer Hilfe aufklären, dürfen wir Sie betreffende personenbezogene Daten auch durch Nachfragen bei Dritten erheben (z.B. Auskunftsersuchen an den Hausbesitzer). Zudem können wir öffentlich zugängliche Informationen (z.B. aus Zeitungen, öffentlichen Registern oder öffentlichen Bekanntmachungen) verarbeiten.
5. Wie verarbeiten wir diese Daten?
In der Buchführung und im Besteuerungsverfahren werden Ihre personenbezogenen Daten gespeichert. Sie werden entweder für Zwecke der Buchführung oder zur Festsetzung und Erhebung der Steuer automatisiert verarbeitet. Wir setzen dabei technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten gegen unbeabsichtigte oder unrechtmäßige Vernichtung, Verlust oder Veränderung sowie gegen unbefugte Offenlegung oder unbefugten Zugang zu schützen. Unsere Sicherheitsstandards entsprechen stets den aktuellen technologischen Entwicklungen.
Als Vollstreckungsbehörde arbeiten wir auf Grundlage von Papierakten, die nur für die Zwecke der Beitreibung geführt werden.
6. Unter welchen Voraussetzungen dürfen wir Ihre Daten an Dritte weitergeben?
Alle personenbezogenen Daten, die uns bekannt geworden sind, dürfen wir nur dann an andere Personen oder Stellen (z.B. an Verwaltungsgerichte, andere Dienststellen der Stadtverwaltung oder andere Behörden) weitergeben, wenn Sie dem zugestimmt haben oder die Weitergabe gesetzlich zugelassen ist.
7. Wie lange speichern wir Ihre Daten?
7.1 Verwaltung von Einnahmen, Vollstreckung von Forderungen, Verwaltung von Ausgaben
Die Kassenbücher sind zehn Jahre, die Belege - mit Ausnahme der Belege mit besonderen Aufbewahrungsfristen - und die sonstigen Unterlagen sind sechs Jahre aufzubewahren. Die Fristen beginnen am 1. Januar des der Beschlussfassung des Rates über die Feststellung des Jahresabschlusses folgenden Haushaltsjahres (§ 58 Gemeindehaushaltsverordnung NRW).
7.2 Steuerliche Zwecke
Personenbezogene Daten müssen wir solange speichern, wie sie für das Besteuerungsverfahren erforderlich sind. Maßstab hierfür sind die steuerlichen Verjährungsfristen (§§ 169 bis 171 der Abgabenordnung sowie §§ 228 bis 232 der Abgabenordnung).
Wir dürfen Sie betreffende personenbezogene Daten auch speichern, um diese für künftige steuerliche Verfahren zu verarbeiten (§ 88a der Abgabenordnung).
8. Welche Rechte (Auskunftsrecht, Widerspruchsrecht usw.) haben Sie?
Sie haben nach der Datenschutz-Grundverordnung verschiedene Rechte. Einzelheiten ergeben sich insbesondere aus Artikel 15 bis 18 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung:
Þ Recht auf Auskunft
Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um uns das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern. Daher sollten in dem Antrag möglichst Angaben zum konkreten Verwaltungsverfahren (z.B. Steuerart und Jahr) und zum Verfahrensabschnitt (z.B. Festsetzung Haftungs- oder Bußgeldverfahren) gemacht werden.
Þ Recht auf Berichtigung
Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.
Þ Recht auf Löschung
Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ihr Anspruch auf Löschung hängt u.a. davon ab, ob die Sie betreffenden Daten von uns zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben noch benötigt werden (siehe Ziffer 7).
Þ Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu verlangen. Die Einschränkung steht einer Verarbeitung nicht entgegen, soweit an der Verarbeitung ein wichtiges öffentliches Interesse (z.B. gesetzmäßige und gleichmäßige Besteuerung) besteht.
Þ Recht auf Widerspruch
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu widersprechen. Allerdings können wir dem nicht nachkommen, wenn an der Verarbeitung ein überwiegendes öffentliches Interesse besteht oder eine Rechtsvorschrift uns zur Verarbeitung verpflichtet (z.B. Durchführung des Besteuerungsverfahrens).
Þ Recht auf Beschwerde
Wenn Sie der Auffassung sind, dass wir Ihrem Anliegen nicht oder nicht in vollem Umfang nachgekommen sind, können Sie bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einlegen. Datenschutz-Aufsichtsbehörde für die Wallfahrtsstadt Kevelaer ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf unter Tel. (0 2 11) 38 42 4-0, Fax. (0 2 11) 38 42 4-10 oder E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de.
Sollte sich Ihre Beschwerde auf die Erhebung der Grundsteuer oder der Gewerbesteuer beziehen, so ist die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (bfdi) die zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Sie erreichen diese unter folgender Postanschrift: Husarenstraße 30, 53117 Bonn; unter Tel. (0 22 8) 99 77 99-0 (Zentrale) sowie per E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de.
Allgemeine Hinweise zu diesen Rechten
In einigen Fällen können oder dürfen wir Ihrem Anliegen nicht entsprechen (z. B. §§ 32c bis 32f der Abgabenordnung). Sofern dies gesetzlich zulässig ist, teilen wir Ihnen in diesem Fall immer den Grund für die Verweigerung mit.
Wir werden Ihnen aber grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Eingang Ihres Anliegens antworten. Sollten wir länger als einen Monat für eine abschließende Klärung brauchen, erhalten Sie eine Zwischennachricht.